Q&A経営相談室
【危機管理】
経理担当者の不正防止の仕組みをつくるには…
 
Q:
 経理担当者による業務上の不正を未然に防止する仕組みづくりを考えています。どのような点に注意すれば良いでしょうか?(住宅建設業)
 
<回答者> 公認会計士・税理士 高橋昌宏

A:
 従業員の不正はどのような時に生じるのかを考えれば、答えは自然に見つかります。経理担当者が行う不正に対しては資金が移動することを念頭において防止策を検討すれば良いでしょう。経理担当者による不正の防止策としては一般的に次のような手段が考えられます。

1.

職務分掌を徹底すること。

 小さな会社であれば銀行印は社長やその家族が保管していることと思いますが、規模が大きくなるにしたがい、社長が銀行印を保管し押印することは時間的に不可能になって行きます。経理担当者が1人しかいない時には、経理担当者に銀行印を預けるのではなく、社長の片腕たる取締役などに押印させるなどの工夫をすることにより、小切手・手形・振込依頼書の作成と銀行印の押印を同一の従業員に行わせない仕組みを作ります。このように1つの事項に対して2人以上の従業員をかかわらせる事を職務分掌といいます。職務分掌は不正を防止する手段として有効です。

2.

売掛金管理を徹底すること。

 売上代金を着服するという不正は、経理担当者だけでなく営業担当者も行うことができる不正です。こうした不正を防止するためには領収書管理と滞留債権管理を徹底することが有効です。領収書を連番管理し、全ての入金金額と使用した領収書を紐付きで管理できるようにします。また回収期限が到来しても入金されてこない売掛金を適時に把握し顧客に督促を行うような管理体制を構築しておけば、売上代金の着服が発見される確率が高くなるため、不正の発生率は低下しますし、発生しても瞬時に見つけることが可能となります。なお、定期的に顧客に対し売掛債権の確認作業を行うことなども不正防止に有効な手段です。

3.

支払稟議体制を確立すること。

 支払稟議体制が確立していない場合には、個人的な支出を経費として従業員が請求したり、架空の請求書を作成して会社に請求したりということがあります。このような不正を防止するためには、経費の事前申請制度や支払報告書による承認制度を確立して、上司による承認を徹底させ、業務に必要な経費かどうかを組織的に判断するような体制を作り運用することが有効な手段です。

4.

一定額以上の現金は会社に保管しないようにすること。

 多店舗展開している小売店など現金を扱うことが多い会社では、特に現金は定期的に銀行へ預け入れることを徹底する必要があります。レジシートと現金との照合作業を店舗において行わせ、レジシートを本社に送らせる。翌日には前日の売上を現金入金させる。本社ではレジシートと預金入金額との照合作業を行う――。このような業務を徹底して行わせる必要があります。本社においても従業員が申請する経費精算などで銀行振込を利用するといった方法を採用することにより手持現金残高を可能な限り小額に抑え、盗難や不正などのリスクを極小化することが必要です。

 この他にも内部管理体制を構築しなければならないところは沢山あると思います。会社の事業内容に応じた工夫をしていく必要があります。

経営者にも責任がある

 
最後になりますが、従業員が不正を起こしてしまってからでは遅いという事が言えます。会社からすれば不正から生じた損失を退職金などで補填したり、従業員本人や保証人などから損害賠償金を回収できれば、実質的な損害は生じません。その一方で、不正を起こした従業員にとっては犯した罪は消えず、不幸を一生にわたって背負い込むことになります。従業員に不正を起こさせないシステムを作り上げることは、経営者の義務の1つであると考えます。その義務を履行しない状態で、すなわち従業員が何時でも不正を引き起こす環境に放置している場合に生じた不正は、経営者にも責任があるということに注意してください。

提供:株式会社TKC(2001年8月)
 
(注) 当Q&Aの掲載内容は、個別の質問に対する回答であり、株式会社TKCは当Q&Aを参考にして発生した不利益や問題について何ら責任を負うものではありません。
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