Q&A経営相談室
【IT活用】
普及し始めた「電子契約」の概要とメリット
 
Q:
 電子契約サービスというものがあるそうですが、その概要と導入による効果を教えてください。(スポーツ用品卸売業)
 
<回答者>NTTデータ経営研究所 情報戦略コンサルティング本部
シニアマネージャー 上瀬 剛

A:
 「電子契約」すなわち二者間の取引における売買契約についてネットワークを通じて電子的に行う仕組みが、企業間を中心として現在急速に普及する兆しを見せ始めています。

 電子契約という言葉は、「電子的な方法により締結された契約」、「コンピュータ・ネットワーク上で締結された契約」等さまざまな定義がなされていますが、ここでは「契約書の作成、署名、受け渡し、保存、参照の一連の契約に関する業務をすべて電子的に行うこと」と定義します。

 実際に電子契約の導入により利用者が享受するメリット、あるいは導入において必要とされる情報技術は、電子化レベルで大きな違いがあります。

 技術面では、「改ざんが容易で、痕跡が残らない」「記録媒体の経年劣化による内容消失の可能性」「いつ作られたかわからない」「誰によって作られたかわからない」といった電子文書特有の保存・管理上の問題点がありましたが、原本性確保技術、例えば公開鍵暗号方式(PKI)や、デジタルタイムスタンプといったものが近年急速に普及してきており、電子契約普及の大きな力になっています。

 電子データ・電子文書の流通・管理に対応した社会的環境では、特に2000年以降急速に整備されてきたと言えます。例えば、企業における帳簿書類の電子保存を条件付で認めた「電子帳簿保存法」(1998年)や、企業間等において書面交付あるいは書面手続きを義務付けている諸法律を一括して電子文書で代替可能とした「IT書面一括法」(2000年)といった法整備が行われました。

 さらには、「電子署名法」(2001年)や「e-文書法」(2005年)等、電子文書・電子データを前提とした社会システムへの円滑な移行のためのルール作りも進みました。

印紙コスト削減に効果

 電子契約のメリットとしては、電子化による内部業務の効率化効果が期待できます。取り扱い対象が紙から電子にシフトすることで、保管や運搬・輸送に係るコスト・手間の軽減がつながるとともに、紛失のリスクも適切なセキュリティ対策によって軽減させることが期待できます。

 契約先や契約数が大量なほどメリットは大きくなります。例えば、契約額が高いほど印紙税額のコスト削減効果が大きいので、高価な調達を行っているような業種(建設業等)において先行して電子契約が導入されていく可能性が高いと言えます。

 一方で、通常契約業務と同様、電子契約の場合も、サービスの利用ユーザーやアクセス管理は責任者個人に対して行われるでしょう。しかし、企業内において異動は付き物であり、担当者異動後に別の担当者が案件の処理を行うことができなくなっては困ります。このような場合でも、セキュリティを十分に確保し柔軟に対処できるよう留意する必要があります。

 電子契約は、当初の導入はハードルが高いものの、逆に導入企業が一定規模を超えれば、雪崩を打つように普及していく可能性があります。普及のルートとしてまず考えられるのが、印紙税削減をトリガーにして「大企業から契約先中小企業へ」という流れです。

 印紙税削減という直接のコストメリットと、電子化による中長期的な業務の効率化、高度化という視点で、電子契約には今後幅広い業種、業務の関係者が注目すべきでしょう。

提供:株式会社TKC(2009年2月)
 
(注) 当Q&Aの掲載内容は、個別の質問に対する回答であり、株式会社TKCは当Q&Aを参考にして発生した不利益や問題について何ら責任を負うものではありません。
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