Q&A経営相談室
【人事労務】
Eメールでの退職願をどう取り扱うか…
 
Q:
 突然、退職願をEメールで送ってきた社員がいます。どのような扱いをすればいいのでしょうか?(運送業)
 
<回答者> 社会保険労務士 山本礼子

A:
 まずは、退職手続きの法律関係から説明しましょう。 退職には、自然退職と任意退職(辞職)があります。自然退職とは、定年のほか労働者の死亡、契約期間の満了などがあります。任意退職の場合は、労働者が退職の申し込みをして事業主が承諾したときには合意退職となりますが、労働者が一方的な意思表示によって労働契約を解消して辞職することもできます。根拠は、憲法22条の職業選択の自由による退職の自由もありますし、労働基準法による強制労働の禁止もあります。ですから、ご質問のケースのように一方的なものであっても、社員は事業主の承諾の如何に関わらず退職をすることができます。
 労働契約が期間の定めのない契約である場合、任意退職については、民法第627条に「当事者が雇用の期間を定めざりしときは各当事者は何時にても解約の申入をなすことを得。此場合に於ては雇用は解約申入の後2週間を経過したるに因りて終了す」とあります。これにより、いつでも労働者の意思で退職の申出を行うことができ、退職の申出後原則として2週間後には契約解除、つまり退職の効果が生じることになります。また、「期間を以て報酬を定めたる場合に於ては解約の申入は次期以後に之を為すことを得。但其申入は当期の前半に於て之を為すことを要す」と定められています。つまり、月給者の場合は賃金計算期間の後半に解約を申し出たときには、次の計算期間の終了日に退職の効果が生じます。
 それから、労働基準法では、使用者は、労働契約の締結に際し労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならないことになっていますが、この中に退職に関する事項も含まれており、雇入通知書等の書面による明示をすることになっています。就業規則に必ず記載しなければならない事項(絶対的必要記載事項)にも、退職に関する事項が定められています。退職に関する事項としては、退職の事由およびその手続き、解雇事由等の退職に関するすべての事項を記載することになっています。このため実務上では、自己都合により退職するときには、原則として1ヵ月以上前に、少なくとも2週間前に退職届の提出を求めると就業規則等に規定する場合が多くあります。

実務上はやはり「書面」で

 さて、この社員は、任意退職の申出にEメールを使用したわけですが、労働者の退職の申出は法令上は口頭でもよく、書面である必要はありません。ですから、Eメールでも法的には何ら問題がないといえます。
 ですが実務上は、労働者の退職の意思表示に行き違いがあったりして、退職後に「辞職なのか」「解雇なのか」でトラブルになるケースもありますので、意思表示が明確に確認できる書面であるほうがよいと思われます。
たとえば、一度提出した退職届を撤回することができるかどうかについて争いになったときに、退職に関する人事決定者に退職の意思表示が到達したかどうかなどが問題になることがありますが、このときEメールでは、“見た”“見ていない”といったトラブルが生じてしまいます。
 また、退職届の提出後に従業員の不正行為が発覚し懲戒処分ができるかどうかといった場合でも、雇用契約の合意退職が成立していたかどうかについて、会社の退職届の受理が問題になります。Eメールでの退職届は、本人からの退職の意思表示のひとつではありますが、受信したEメールを加工することも可能ですので、やはり別途、書面にて退職届の提出を求めておいたほうが後に争いになったときの事実認定には有効と思います。
 Eメールは送信者と送信日時は確定できても、その内容までは確定ができません。もちろん、受信した退職届を紙に印刷しておくことはできますが、やはり会社の実務としては退職届を書面にて提出してもらうようにしておくべきでしょう。

提供:株式会社TKC(2002年3月)
 
(注) 当Q&Aの掲載内容は、個別の質問に対する回答であり、株式会社TKCは当Q&Aを参考にして発生した不利益や問題について何ら責任を負うものではありません。
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