Ａ：
ご承知のとおり法人税法では交際費は損金不算入とされるので、交際費とその他の経費科目については区分して経理処理したいものです。会議に関連して茶菓子、弁当その他これらに類する飲食物を供与するために通常要する費用は接待交際費から除かれる費用として規定されています。この会議には来客との商談・打ち合わせ等が含まれます。来訪者にこれらの飲食物を提供することは社会常識としての礼儀であり、接待饗応などの行為には該当しないからです。
ところが実務上では、いったいどのようなケースで、どの程度の金額までが会議に関連した飲食物の供与として会議費と認められるのかが、頭を悩ますところでしょう。
ランチ程度は許容範囲
まず、アルコールが伴うかどうかの問題ですが、誰かと面談しながら食事をとる場合、欧米に限らず食前酒で口をしめらせてから食事を頂く習慣もあることから、アルコールの提供があればすべて交際費というわけではなく、会議や商談の最中に食前酒程度のアルコールを伴った食事の提供であれば会議費で経理処理しても差し支えありません。
会議費となる食事は通常であれば勤務時間内のランチ程度を想定していますので、フルコースのディナーなど豪華な食事となれば相手に対する接待饗応の意味合いが強くなり交際費に該当することになります。もちろん、会議が長引いて夕食という場合もあるでしょうが、提供する食事がランチ程度のものであれば会議費となります。
次にご質問の3000円という金額ですが、接待交際費関連で１件当たりの金額が示されているのは、売上割り戻しとして物品を交付する場合の購入単価がおおむね3000円以下である場合には交際費に該当しないとされている取扱だけです。
ホテルのラウンジやちょっとしたお店でのランチの金額が3000円程度であることもあり、3000円という金額が一人歩きしているようですが、会議に関連して供与する飲食物の金額が明示されているわけではなく、その支出１件ごとに交際費に該当するかどうか確認しなければなりません。
交際費には法人税が課税されるからと言って経理担当が安易に交際費を会議費や厚生費など他の勘定科目で経理処理すると、後に税務調査の時などのトラブルの原因にもなりかねません。また、予算統制の上からも交際費や会議費の支出に関する社内規定を定めるべきでしょう。
まず、交際費は課税される法人税を含めると支出額の1.5倍になることを経理担当のみならず全社員で認識しなければなりません。その上で部門や各人ごとの予算額を決めれば交際費に該当する利用が制限されてくるはずです。
報告書で趣旨を明確に
会議や商談に伴う飲食であれば会議費で経理処理できるよう、会議や商談の開始・終了時間、その内容、参加者などを記載した報告書を提出させ、その際の飲食が接待や饗応の趣旨で提供したものでないことを明確にすべきです。
飲食した時間が夜であったり、利用した飲食店の名前からアルコールを連想させるような場所では、会議や商談のための食事といっても誤解を招きやすいものです。会社の近くでの会議や商談で利用するお店をあらかじめ指定することも必要だと思います。
ホテルなどで会議を行い、その後にパーティーや懇親会などを開催した場合には「会議にかかった費用」と「パーティーなどにかかった費用」を区分して請求を起こしてもらいましょう。
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